SmartCare Connect is een intern communicatieproject dat wordt geïmplementeerd bij het fictieve bedrijf Zorggroep VitaalPlus, een middelgrote zorgorganisatie met drie locaties en ongeveer 120 medewerkers.

Het doel van het project is om alle telefonische communicatie – van receptie tot zorgcoördinatie – te centraliseren en te optimaliseren via UniFi Talk.

Met dit project wordt een moderne VoIP-telefonieomgeving opgezet waarin medewerkers efficiënter bereikbaar zijn, gesprekken beter beheerd worden en patiënten sneller geholpen worden.

Het probleem

Zorggroep VitaalPlus liep tegen meerdere communicatieproblemen aan:

1. Versnipperde telefonie
   Elke locatie had een aparte telefooncentrale zonder onderlinge koppeling.

2. Gemiste oproepen
   Tijdens piekuren (08:00–10:00) kwamen er veel oproepen tegelijk binnen, wat leidde tot lange wachttijden.

3. Geen inzicht in gespreksdata
   Er was geen overzicht van wachttijden, gespreksduur of gemiste oproepen.

4. Beperkte flexibiliteit
   Thuiswerkende medewerkers konden niet via het vaste nummer bereikbaar zijn.

Dit zorgde voor frustratie bij patiënten én medewerkers.

De oplossing

Met SmartCare Connect wordt UniFi Talk volledig geïntegreerd binnen de IT-infrastructuur.

Implementatieonderdelen:

1. Centrale cloud-gebaseerde telefonie
Alle locaties worden gekoppeld aan één centraal VoIP-platform.

2. Slimme call routing

• Keuzemenu (IVR) voor afdelingen

• Automatische doorschakeling bij drukte

• Wachtrij met meldingen

3. Inzicht via dashboard

• Real-time gespreksstatistieken

• Analyse van piekmomenten

• Rapportages per afdeling

4. Flexibel werken

• Softphone-functionaliteit op laptop of smartphone

• Directe interne extensies tussen locaties

Resultaat

Na implementatie:

• 40% minder gemiste oproepen

• Kortere wachttijden

• Volledig inzicht in telefonische prestaties

• Mogelijkheid tot hybride werken

SmartCare Connect transformeert telefonie van een knelpunt naar een strategisch communicatiemiddel.